Polityka prywatności serwisu otinus.pl

  • Szukasz informacji o przetwarzaniu danych osobowych? Znajdziesz je tu: RODO
  • Chcesz zmienić swoje dane osobowe w naszym serwisie? Skorzystaj z formularza
  • Chcesz usunąć dane, które przetwarzamy? Skorzystaj z formularza
  • Regulamin sklepu

Dbamy o prywatność osób korzystających z naszej strony internetowej oraz sklepu internetowego. Poniżej wyjaśniamy, kto przetwarza dane osobowe, w jakim celu to robimy, jakie dane możemy zbierać i jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

1. Kto jest administratorem danych osobowych?

Administratorem Państwa danych osobowych jest Otinus Polska sp. z o.o. z siedzibą w Bydgoszczy, adres: K. Szajnochy 11, 85-738 Bydgoszcz, NIP: 953 279 22 71, REGON: 523530954, KRS: 998446 („Administrator”).

W sprawach dotyczących danych osobowych można skontaktować się z nami:

  • poprzez e-mail: rodo@otinus.pl
  • pocztą: pisząc na powyższy adres siedziby Administratora.

2. Kogo dotyczy ta informacja?

Niniejsza informacja dotyczy:

  • osób odwiedzających stronę internetową Administratora,
  • osób kontaktujących się z Administratorem przez formularz, e-mail lub telefon,
  • klientów sklepu internetowego dostępnego w subdomenie,
  • osób działających w imieniu klientów lub kontrahentów, np. osób kontaktowych, przedstawicieli lub odbiorców zamówień.

3. Skąd mamy dane?

Co do zasady dane otrzymujemy bezpośrednio od Państwa, w szczególności:

  • gdy udzielą Państwo zgody na przetwarzanie danych osobowych, np. przy zawarciu umowy lub odrębnie,
  • gdy kontaktują się Państwo z nami przez formularz, e-mail lub telefon,
  • gdy wypełniają Państwo formularz kontaktowy lub formularz leadowy udostępniany w serwisach Facebook lub Instagram w związku z naszymi działaniami reklamowymi lub marketingowymi,
  • gdy składają Państwo zamówienie w sklepie internetowym,
  • gdy zakładają Państwo konto w sklepie albo korzystają z funkcji związanych z realizacją zamówienia.

W niektórych przypadkach możemy również pozyskiwać dane ze źródeł publicznie dostępnych, np. z KRS, CEIDG lub innych rejestrów, jeżeli jest to potrzebne do obsługi relacji z kontrahentem lub weryfikacji danych firmowych a także od podmiotów trzecich, jeżeli następuje to na podstawie odpowiedniej relacji prawnej lub w związku z wykorzystywanymi narzędziami reklamowymi i marketingowymi.

4. Jakie dane możemy przetwarzać?

Zakres danych zależy od tego, w jaki sposób korzystają Państwo z naszej strony lub sklepu.

Możemy przetwarzać w szczególności:

  • dane identyfikacyjne, takie jak imię, nazwisko, firma, NIP,
  • dane kontaktowe, takie jak adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny,
  • dane potrzebne do realizacji zamówienia, takie jak adres dostawy, dane odbiorcy, dane do faktury,
  • dane związane z zamówieniem, płatnością, dostawą i reklamacją,
  • treść korespondencji oraz informacje przekazane w formularzu kontaktowym,
  • dane przekazane przez Państwa w formularzach kontaktowych lub formularzach leadowych udostępnianych na platformach Meta, w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwę firmy oraz treść zapytania lub inne informacje podane dobrowolnie,
  • dane techniczne i eksploatacyjne związane z korzystaniem ze strony lub sklepu, jeżeli są zbierane w ramach narzędzi analitycznych lub marketingowych opisanych w polityce prywatności i plików cookies.

5. W jakich celach przetwarzamy dane?

Państwa dane osobowe możemy przetwarzać w następujących celach:

  1. obsługa kontaktu i udzielenie odpowiedzi na wiadomość, gdy kontaktują się Państwo z nami przez formularz, e-mail albo telefon;
  2. podjęcie działań przed zawarciem umowy, gdy pytają Państwo o ofertę, warunki współpracy, dostępność produktów lub inne kwestie poprzedzające zawarcie umowy;
  3. obsługa zapytań przekazanych za pośrednictwem formularzy kontaktowych lub formularzy leadowych udostępnianych na platformach Meta (Facebook, Instagram), kontakt z użytkownikiem, przedstawienie oferty oraz podjęcie działań przed zawarciem umowy;
  4. zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży lub innej umowy, w tym obsługa zamówienia, płatności, dostawy, reklamacji, odstąpienia od umowy i kontaktu z klientem;
  5. realizacja obowiązków prawnych Administratora, w szczególności obowiązków podatkowych, rachunkowych, konsumenckich oraz związanych z rozpatrywaniem żądań dotyczących danych osobowych;
  6. ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, jeżeli będzie to potrzebne dla ochrony praw Administratora;
  7. marketing własnych produktów i usług Administratora, w zakresie dopuszczalnym przez prawo, a jeżeli przepisy wymagają zgody — po jej uzyskaniu;
  8. obsługa newslettera lub podobnych usług elektronicznych, jeżeli taka funkcjonalność jest uruchomiona i użytkownik z niej skorzysta;
  9. analiza sposobu korzystania ze strony i sklepu oraz rozwój serwisu, w zakresie wynikającym z ustawień cookies i podobnych technologii.

6. Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy dane?

Dane osobowe przetwarzamy odpowiednio na podstawie:

  1. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy albo do zawarcia i wykonania umowy;
  2. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie jest konieczne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze;
  3. 6 ust. 1 lit. f RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, takich jak obsługa kontaktu, organizacja współpracy, dochodzenie roszczeń, obrona przed roszczeniami lub wewnętrzna administracja;
  4. 6 ust. 1 lit. a RODO – gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie Państwa zgody, np. wyrażonej podczas wcześniejszego kontaktu lub w przypadku niektórych działań marketingowych lub określonych narzędzi cookies, jeśli zgoda jest wymagana.

7. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych jest dobrowolne, ale w niektórych przypadkach niezbędne, aby:

  1. odpowiedzieć na wiadomość,
  2. przygotować ofertę,
  3. zawrzeć i wykonać umowę,
  4. zrealizować zamówienie w sklepie,
  5. wystawić fakturę,
  6. dostarczyć towar pod wskazany adres.

Jeżeli nie podadzą Państwo danych niezbędnych do realizacji zamówienia lub zawarcia umowy, może to uniemożliwić ich obsługę.

8. Komu możemy przekazywać dane?

Państwa dane mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają nas w prowadzeniu strony, sklepu i działalności, w szczególności:

  1. dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, systemów IT i wsparcia technicznego,
  2. operatorom płatności, firmom kurierskim i dostawcom logistycznym,
  3. dostawcom systemów księgowych, CRM i narzędzi do obsługi sprzedaży,
  4. dostawcom narzędzi analitycznych, reklamowych lub marketingowych. W szczególności, jeżeli korzystają Państwo z formularzy kontaktowych lub formularzy leadowych udostępnianych na platformach Meta albo trafiają na naszą stronę za pośrednictwem kampanii prowadzonych na tych platformach, przetwarzanie danych może wiązać się również z wykorzystaniem narzędzi i usług dostarczanych przez Meta.

Dane przekazujemy tylko wtedy, gdy jest to potrzebne do realizacji danego celu i na odpowiedniej podstawie prawnej.

9. Czy przekazujemy dane poza Europejski Obszar Gospodarczy?

W związku z korzystaniem z niektórych usług technologicznych dane mogą być wyjątkowo przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, stosujemy wymagane przez RODO odpowiednie zabezpieczenia, w szczególności standardowe klauzule umowne.

10. Jak długo przechowujemy dane?

Okres przechowywania danych zależy od celu ich przetwarzania.

Co do zasady:

  • dane związane z kontaktem przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres potrzebny do wykazania przebiegu kontaktu lub obrony przed roszczeniami;
  • dane związane z zamówieniem i umową przechowujemy przez czas realizacji umowy, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa oraz okres przedawnienia roszczeń;
  • dane potrzebne do rozliczeń i dokumentacji księgowej przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa;
  • dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej cofnięcia, chyba że wcześniej odpadnie cel przetwarzania.

11. Jakie prawa Państwu przysługują?

Przysługuje Państwu prawo do:

  • dostępu do danych,
  • sprostowania danych,
  • usunięcia danych,
  • ograniczenia przetwarzania,
  • przenoszenia danych,
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
  • cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem. Zakres tych praw wynika z art. 15–21 RODO.

12. Gdzie można wnieść skargę?

Jeżeli uważają Państwo, że przetwarzamy dane osobowe nieprawidłowo, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

13. Czy podejmujemy zautomatyzowane decyzje?

Nie podejmujemy wobec Państwa decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne albo w podobny sposób istotnie wpływały na Państwa sytuację.

Jeżeli w przyszłości określone funkcjonalności marketingowe lub analityczne będą wiązały się z profilowaniem w rozumieniu RODO, odpowiednia informacja zostanie uzupełniona w niniejszym dokumencie oraz w polityce prywatności.

Z poważaniem,
zespół OTINUS.PL